Control y seguimiento del proyecto

La documentación económica prueba cuánto costó el proyecto. La técnica prueba qué se hizo y por qué era I+D o innovación tecnológica. Las dos se construyen a la vez y comparten el mismo código de proyecto.

Por qué el seguimiento forma parte de la calificación

La calificación fiscal depende de la LIS. El artículo 35.1.a define la investigación como una «indagación original planificada», y el Manual de Frascati, la referencia de la OCDE para identificar la I+D, pide que se cumplan a la vez cinco criterios: novedad, creatividad, incertidumbre, sistematicidad y transferibilidad. Dos de ellos dependen casi por completo de la documentación:

• Sistematicidad: según el § 2.19, la I+D se conduce de forma planificada, con registros del proceso seguido y del resultado. Sin plan inicial ni registros, es muy difícil defender este criterio.
• Incertidumbre: al empezar no se sabe si el objetivo se alcanzará ni cómo. Lo que lo demuestra son las hipótesis, las pruebas y los intentos fallidos, con su fecha.

En la innovación tecnológica la prueba es otra: que el proyecto logró un avance tecnológico apreciable en productos o procesos (art. 35.2 LIS). El seguimiento también la documenta, comparando lo obtenido con lo que había al empezar.

La UNE 166001 fija requisitos de gestión para un proyecto de I+D+i. Seguirla es voluntario, pero es la referencia con la que trabajan las entidades certificadoras, y ordena la documentación de forma que estas reconocen.

Qué registrar y cuándo

Momento	Qué documentar
Inicio	Objetivo técnico, estado de la técnica consultado, incertidumbres, plan de trabajo con hitos, equipo y presupuesto
Durante	Actas de seguimiento con fecha, asistentes y decisiones; versiones de diseños, código o prototipos; resultados de ensayos
Cambios	Qué cambia, cuándo, por qué y qué efecto tiene en plan, presupuesto y alcance
Cierre	Resultados obtenidos frente a los objetivos, conocimiento generado y lo que queda sin resolver

La periodicidad la fija el propio proyecto: lo que importa es que cada hito y cada decisión dejen un rastro fechado al producirse.

Los resultados negativos también cuentan

Un ensayo fallido no es un fracaso del expediente. Muestra que había un problema técnico sin solución conocida y explica por qué cambió el plan. Si solo se archiva lo que funcionó, el proyecto parece más sencillo de lo que fue, y la incertidumbre que caracteriza a la I+D queda sin prueba.

Los cambios de alcance

Los proyectos cambian. El problema no es cambiar, sino no poder explicar el cambio. Si el proyecto tiene un informe motivado ex ante, las preguntas frecuentes del Ministerio recuerdan que solo ampara lo ejecutado si se corresponde con lo planificado, y el artículo 9.2 del RD 1432/2003 condiciona la base a la identidad entre las cuantías presupuestadas y las efectivamente cargadas al proyecto, con los ajustes que procedan. Un registro de cambios fechado permite comprobar esa correspondencia y, si se pierde, saber desde cuándo.

Comprueba el seguimiento

A mitad de proyecto, el equipo descarta un material porque los ensayos muestran que no soporta la temperatura de trabajo y pasa a otro. ¿Qué debería quedar documentado?

Ver solución razonada

Los ensayos con su fecha y sus resultados, la decisión de descartar el material y quién la tomó, y la actualización del plan y del presupuesto. Así queda prueba de la incertidumbre resuelta y de la sistematicidad del trabajo. Revisa el Manual de Frascati, § 2.19, en las Fuentes.

Tarjetas

• Acta de seguimiento — Registro fechado de una revisión del proyecto: asistentes, avance frente al plan, problemas técnicos encontrados y decisiones tomadas.
• Registro de cambios del proyecto — Constancia de cada cambio de alcance, enfoque o presupuesto, con su fecha, su motivo y su efecto en el plan.
• Resultado negativo — Ensayo o intento que no alcanza el objetivo previsto; documentado, prueba la incertidumbre técnica del proyecto.