Dedicación del personal

El personal suele ser la partida más grande de un proyecto de I+D+i, y también la más difícil de probar: una factura documenta una compra, pero nada documenta por sí solo cuántas horas dedicó una persona a un proyecto. Ese dato hay que construirlo mientras se trabaja.

Qué tiene que probar el registro

El artículo 35.1.b LIS exige que el gasto esté directamente relacionado con las actividades, se aplique efectivamente a ellas y conste individualizado por proyectos. Para el personal, eso se traduce en tres preguntas que el registro debe contestar: quién, en qué proyecto y actividad, y cuánto tiempo. Como quien aplica la deducción debe probar los hechos (art. 105.1 LGT), un reparto estimado a final de año es una prueba débil.

Un parte que se sostenga

La ley no fija un modelo de parte. En la práctica, se sostiene mejor un registro que:

• se rellena con poca distancia temporal, por ejemplo cada semana, y no al cierre del ejercicio;
• recoge la persona, el proyecto, la actividad o tarea y las horas;
• separa las tareas de I+D de las de innovación tecnológica y de las ajenas al proyecto;
• es coherente con otros registros: el control de jornada, el calendario laboral, las vacaciones y las bajas;
• lo valida el responsable del proyecto.

Un parte que suma más horas que la jornada, o que imputa trabajo en días de vacaciones, puede poner en duda todo el registro, no solo ese día.

Del parte al coste

El coste imputado sale de multiplicar las horas del proyecto por un coste por hora. Un criterio habitual divide el coste anual de la persona para la empresa, el que consta en nómina y en las cotizaciones a su cargo, entre sus horas de trabajo anuales. Ninguna norma fija el criterio, pero conviene que sea coherente con la contabilidad y que se aplique igual a todo el personal y a todos los proyectos.

Ejemplo didáctico: una persona cuesta a la empresa 52.000 € al año y trabaja 1.700 horas. Si los partes registran 600 horas en el proyecto, se imputan 52.000 € × 600 / 1.700, unos 18.353 € (a unos 30,59 € por hora). El resto de su coste no entra en la base.

Personal compartido y personal en exclusiva

Quien reparte su tiempo entre varios proyectos o entre proyecto y producción imputa solo la parte acreditada. La exclusividad importa para otra cosa: el artículo 35.1.c LIS concede una deducción adicional del 17 % (el 37 % en Canarias, con sus requisitos) por los gastos de investigadores cualificados adscritos en exclusiva a I+D. Para aplicarla hay que poder acreditar la cualificación y que la adscripción fue exclusiva.

Si la empresa aplica la bonificación de cotizaciones a algún investigador, el registro debe identificarlo. Salvo para las PYME innovadoras inscritas, la bonificación y la deducción se pueden combinar en un proyecto, pero no sobre el mismo investigador (RD 475/2014, art. 6).

Comprueba el parte

Una técnica tiene una jornada de 40 horas semanales. Sus partes de una semana suman 25 horas en un proyecto de I+D y 20 en otro de innovación tecnológica. ¿Qué problema tiene ese registro?

Ver solución razonada

Suma 45 horas sobre una jornada de 40. Salvo que el registro de jornada recoja cinco horas extraordinarias esa semana, el parte no cuadra con el control de jornada, y eso pone en duda tanto esa semana como la fiabilidad del registro. Hay que corregirlo con el reparto real antes de calcular el coste. Revisa el art. 35.1.b LIS y el art. 105.1 LGT en las Fuentes.

Tarjetas

• Parte de dedicación — Registro periódico de las horas que cada persona aplica a cada proyecto y actividad; es la prueba habitual de que el gasto de personal se aplicó efectivamente al proyecto.
• Coste por hora — Coste anual de una persona para la empresa dividido entre sus horas anuales de trabajo; conviene que el criterio sea coherente con la contabilidad y se aplique igual a todos los proyectos.