El expediente se construye durante el proyecto

Un proyecto de I+D+i se documenta mientras ocurre. Reconstruir a final de año quién hizo qué, cuántas horas y con qué resultado produce documentos fechados después de los hechos, que convencen poco y son difíciles de defender si alguien los revisa años más tarde.

Lo que pide la ley a cada gasto

El artículo 35.1.b LIS solo admite en la base de la I+D los gastos que estén directamente relacionados con las actividades, se apliquen efectivamente a su realización y consten específicamente individualizados por proyectos. El artículo 35.2.b exige lo mismo a los gastos de innovación tecnológica. Las tres condiciones se prueban mejor con registros del momento: un código de proyecto en cada factura, una imputación de horas semanal o un acta de la reunión en la que se decidió un cambio.

Y como el artículo 105.1 LGT obliga a quien hace valer un derecho a probar los hechos que lo sostienen, la carga de la prueba es de la empresa que aplica la deducción.

Tres destinatarios, un mismo expediente

• La entidad certificadora acreditada por ENAC emite el informe técnico que acompaña a la solicitud de informe motivado. Revisa la calificación del proyecto y sus gastos a partir de la documentación que le das.
• El Ministerio, o el CDTI y el IDAE en sus supuestos, emite el informe motivado. La solicitud presenta un proyecto individualizado con sus actividades, gastos e inversiones, y separa lo que se propone como I+D de lo que se propone como innovación tecnológica (RD 1432/2003, art. 5).
• La Administración tributaria puede comprobar la deducción años después. El artículo 9.1 del RD 1432/2003 ya dice que los gastos de un informe ex post deben estar debidamente documentados y que su inspección y control corresponden a la Administración tributaria. Para los ejercicios a los que se aplica la Ley 27/2014, el TEAC entiende que el informe vincula en la calificación de la actividad, pero que la Inspección puede concretar los gastos de la base. El Tribunal Supremo admitió en 2026 un recurso para decidir si el informe vincula también en los importes (ATS 8629/2026). Sea cual sea la respuesta, los gastos necesitan prueba propia.

Si el expediente separa desde el primer día la I+D de la innovación tecnológica y cada gasto lleva su proyecto, sirve a los tres sin rehacerlo.

Los plazos aprietan

Según las preguntas frecuentes del Ministerio, el informe motivado ex post para aplicar la deducción (tipo a) se pide como máximo seis meses y veinticinco días después de acabar el año fiscal de ejecución. Si la documentación no existe al cerrar el ejercicio, ese plazo se va en reconstruirla. Un informe ex ante solo ampara lo ejecutado si la ejecución se corresponde con lo planificado, así que también hay que registrar los cambios.

Qué abrir el primer día

1. Ficha del proyecto: objetivo, situación técnica de partida, incertidumbre que se quiere resolver y plan de trabajo con fechas.
2. Código de proyecto que se use en contabilidad, compras y control horario, y que distinga I+D de innovación tecnológica si el proyecto tiene las dos.
3. Registro de dedicación del personal que va a imputar horas.
4. Carpeta de seguimiento para actas, versiones, pruebas y resultados, con fecha.

Es una propuesta de organización. Ninguna norma prescribe este formato, pero cada pieza responde a una condición legal o a lo que revisará quien califique o compruebe el proyecto.

Comprueba la separación

Un proyecto combina el desarrollo de un algoritmo nuevo con la compra de una licencia de tecnología avanzada. ¿Cómo conviene organizar sus gastos desde el inicio?

Ver solución razonada

Con códigos distintos para lo que se propone como I+D y lo que se propone como innovación tecnológica, porque la solicitud del informe motivado debe separarlo y cada parte tiene su base y su porcentaje. La licencia, además, solo entra en la base de innovación tecnológica si encaja en la adquisición de tecnología avanzada del artículo 35.2.b: no puede pagarse a una entidad vinculada y esa partida tiene un tope de base de 1 millón de euros. Si todo se registra junto, habrá que repartirlo después con criterios difíciles de justificar. Revisa los arts. 35.1.b y 35.2.b LIS y el RD 1432/2003 en las Fuentes.

Tarjetas

• Evidencia contemporánea — Documentación creada mientras se ejecuta el proyecto, con su fecha, y no reconstruida después; es la que mejor prueba relación directa, aplicación efectiva e individualización por proyectos.
• Código de proyecto — Identificador que acompaña a cada gasto, factura y hora imputada para individualizarlos por proyecto y separar la I+D de la innovación tecnológica.