Colaboraciones, subcontratas y activos

Los gastos externos tienen factura, y por eso parecen fáciles de probar. Pero una factura que dice «servicios de ingeniería» no explica qué se hizo, para qué proyecto ni si llegó a hacerse. Lo que vincula el gasto al proyecto es lo que rodea a la factura.

Trabajos encargados fuera

El artículo 35.1.b LIS considera gastos de I+D las cantidades pagadas para realizar esas actividades por encargo del contribuyente, individualmente o en colaboración con otras entidades, siempre que se realicen en España, la UE o el EEE. La Dirección General de Tributos, en la consulta V2979-15, lo aplica a un encargo dentro de un grupo: deduce quien encarga y adquiere los resultados.

Para que el encargo se sostenga conviene tener:

1. Contrato o pedido con objeto técnico: qué se encarga, para qué proyecto y con qué resultado esperado. Debe fijar también la titularidad de los resultados, porque en la V2979-15 deduce quien encarga y los adquiere.
2. Entregables fechados: informes, prototipos, código o resultados de ensayos que el proveedor entrega.
3. Aceptación: constancia de que la empresa recibió y revisó el trabajo.
4. Factura y pago que remitan al contrato y al proyecto.

En ese caso de grupo, la consulta añade que, si la sociedad que ejecuta aplica la bonificación de cotizaciones a sus investigadores, los gastos facturados que les correspondan no pueden integrar la base de quien encarga, salvo que se cumplan en el grupo fiscal las circunstancias del artículo 6.1 del RD 475/2014, el de la compatibilidad plena de las PYME innovadoras.

Cuando se cuestiona la factura

El artículo 106.4 LGT da prioridad a la factura, pero aclara que no es prueba privilegiada de que la operación existió. Si la Administración lo cuestiona fundadamente, la empresa debe aportar pruebas de la realidad del servicio. El contrato, los entregables y la aceptación son esas pruebas, y conviene archivarlas con la factura y no buscarlas años después.

Activos y gastos de uso compartido

Hay que separar dos tratamientos:

• Amortizaciones y otros gastos de uso: la base de I+D incluye las amortizaciones de los bienes afectos a las actividades, en cuanto se apliquen efectivamente a ellas. En un proyecto de innovación tecnológica, la DGT admite en la consulta V1147-26, remitiéndose a su criterio para la I+D, el arrendamiento de un espacio usado como laboratorio si es un gasto directo, efectivamente aplicado e individualizado por proyecto. Los gastos indirectos o no individualizables quedan fuera. Si el espacio se comparte, el reparto por tiempo de uso conviene sostenerlo con un registro.
• Deducción por inversión: el 8 % de las inversiones en inmovilizado material e intangible, sin edificios ni terrenos (el 28 % en Canarias, con sus requisitos), exige que el elemento esté afecto exclusivamente a I+D y que permanezca en el patrimonio hasta cumplir su finalidad (art. 35.1.c LIS; ver Mantener los elementos afectos). Según el artículo 35.1.b, la inversión se entiende realizada cuando el elemento se pone en condiciones de funcionamiento, así que conviene documentar esa fecha y su uso exclusivo.

Un registro de uso del equipo, con proyecto y tiempo, sirve para repartir los gastos de un recurso compartido y para demostrar la exclusividad de uno dedicado.

Comprueba el encargo

Una empresa paga 30.000 € a un laboratorio externo por ensayos de su proyecto de I+D. Solo conserva la factura, con el concepto «ensayos técnicos». ¿Qué le falta?

Ver solución razonada

El contrato o pedido que vincula los ensayos al proyecto y fija la titularidad de los resultados, los informes de resultados fechados y la constancia de su recepción. Y debe poder acreditar que los ensayos se hicieron en España, la UE o el EEE. Con eso puede acreditar que el encargo existió y se aplicó al proyecto si se cuestiona la factura. Revisa el art. 35.1.b LIS y el art. 106.4 LGT en las Fuentes.

Tarjetas

• Encargo de I+D — Actividad de I+D que el contribuyente contrata a un tercero, solo o en colaboración; sus cantidades integran la base de quien encarga y adquiere la titularidad de los resultados, si se realiza en España, la UE o el EEE.
• Entregable — Resultado fechado que el proveedor entrega (informe, prototipo, código o ensayo) y que prueba que el trabajo encargado se hizo.
• Afectación exclusiva — Uso de un elemento solo para actividades de I+D, que exige la deducción del 8 % por inversión y que conviene documentar con su fecha de puesta en funcionamiento y su registro de uso.