Conservación de la documentación

Documentar bien un proyecto no sirve de nada si, cuando llega la comprobación, el archivo ya no existe, nadie lo encuentra o no se puede leer. Conservar es la última parte de acreditar.

Los plazos que se superponen

Norma	Plazo
Código de Comercio, art. 30	Seis años desde el último asiento de los libros, salvo lo que establezcan disposiciones generales o especiales
LIS, art. 39.6, y LGT, art. 66 bis.2	Diez años para iniciar la comprobación de las deducciones, desde el día siguiente al fin del plazo de declaración del período en que se generaron
LIS, art. 39.1	La deducción por I+D+i no aplicada puede aplicarse en los períodos que concluyan en los 18 años siguientes
LGT, art. 70.3	La obligación de justificar los datos de períodos prescritos se mantiene mientras puedan determinarse las deudas afectadas y, en todo caso, en los supuestos del art. 66 bis.2 y 3
Ley General de Subvenciones, arts. 14.1.g y 39	Si el proyecto tuvo una ayuda, los justificantes se conservan mientras puedan comprobarse; el reintegro prescribe a los cuatro años, en general desde que vence el plazo de justificación

Qué plazo manda

Hay que distinguir dos clases de documentos:

• La documentación técnica y económica del proyecto: como mínimo, diez años desde el fin del plazo de declaración del período en que se generó la deducción, que es el plazo para iniciar su comprobación. Si se inicia un procedimiento, hasta que termine.
• Las autoliquidaciones y la contabilidad con su depósito en el Registro Mercantil: mientras quede saldo por aplicar y no hayan prescrito los períodos en que se aplicó. Pasados los diez años, el artículo 39.6 LIS exige acreditar la deducción precisamente con esos documentos, y el saldo puede aplicarse durante 18 años.

Ejemplo didáctico: una deducción generada en 2026, con un plazo de declaración que terminase el 25 de julio de 2027, puede empezar a comprobarse hasta julio de 2037; el procedimiento y los recursos pueden durar más. Si una parte del saldo se aplicase por última vez en la declaración de 2044, la autoliquidación y la contabilidad tendrían que seguir disponibles mientras ese período pueda comprobarse. Para fechar un caso real hay que verificar el calendario de la empresa.

Qué conservar

• La ficha y el plan del proyecto, las actas, los cambios y los resultados.
• Los partes de dedicación y el cálculo del coste por hora.
• El registro de jornada que contrasta esos partes. El Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 solo obliga a guardarlo cuatro años, pero conviene conservarlo con el archivo del proyecto.
• Contratos, entregables, aceptaciones, facturas y pagos de los gastos externos.
• Los registros de uso y la fecha de puesta en funcionamiento de los activos.
• El informe técnico, la solicitud y el informe motivado, si los hay.
• Las autoliquidaciones y la conciliación del saldo generado, aplicado y pendiente.

Cómo conservarlo para que sirva

El artículo 29.2.d LGT obliga a conservar, con los libros y registros, los programas, ficheros y sistemas de codificación que permiten interpretar sus datos. Y a quien presenta autoliquidaciones por vía telemática, que es lo habitual en el Impuesto sobre Sociedades, le exige conservar copia de los ficheros con los datos originarios de los que derivan. Si los partes de horas o la imputación de costes viven en una aplicación que se va a abandonar, lo práctico es exportarlos antes a un formato que se pueda leer sin ella.

En la práctica ayuda:

• archivar por proyecto y por ejercicio, con el mismo código de proyecto que usa la contabilidad;
• guardar un índice que diga qué hay y dónde;
• no depender de una sola persona: la documentación es de la empresa, y quien llevó el proyecto puede no estar cuando llegue la comprobación;
• revisar el archivo al cerrar cada ejercicio, mientras todavía se puede completar.

Comprueba el plazo

Una empresa cierra un proyecto en 2026. Su contabilidad aplica el plazo de seis años del Código de Comercio y prevé destruir el archivo del proyecto en 2033. El proyecto generó una deducción que todavía tiene saldo pendiente. ¿Es buena idea?

Ver solución razonada

No. La comprobación de la deducción puede iniciarse durante diez años desde el fin del plazo de declaración del período en que se generó, y la obligación de justificar sus datos se mantiene mientras pueda comprobarse. Además, mientras quede saldo por aplicar, las autoliquidaciones y la contabilidad seguirán siendo necesarias. Destruir el archivo en 2033 dejaría la deducción sin prueba durante años. Revisa los arts. 39.1 y 39.6 LIS y el art. 70.3 LGT en las Fuentes.

Tarjetas

• Plazo de conservación — Tiempo durante el que hay que guardar la documentación; cuando concurren varios, manda el más largo. En una deducción de I+D+i, el del inicio de su comprobación para el expediente del proyecto, y el de la aplicación del saldo para las autoliquidaciones y la contabilidad.
• Archivo del proyecto — Documentación técnica y económica de un proyecto, ordenada por ejercicio y con un índice, conservada de forma que se pueda leer e interpretar años después.