Justificar una ayuda que convive con la deducción

Muchos proyectos de I+D+i combinan una ayuda pública con la deducción fiscal. Son dos procedimientos distintos, con reglas distintas, pero se apoyan en los mismos hechos: las mismas horas, las mismas facturas y el mismo trabajo técnico. Si el expediente se diseña una sola vez, sirve para los dos.

Lo que exige justificar una ayuda

Quien recibe una subvención asume obligaciones desde el principio (Ley General de Subvenciones, art. 14.1): justificar los requisitos, la actividad y la finalidad; someterse a la comprobación y al control financiero; comunicar otras ayudas que financien la actividad; llevar los registros contables específicos que pidan las bases; y conservar los justificantes, también los electrónicos.

La forma habitual de justificar es la cuenta justificativa (art. 30). Su forma y su plazo los fijan las bases de cada convocatoria; si no dicen nada, se presenta como máximo tres meses después del fin del plazo de la actividad. Estas reglas de la ley son básicas y valen para cualquier subvención. En las estatales y locales, el Reglamento (RD 887/2006, art. 72) pide con carácter general dos piezas; las ayudas autonómicas siguen su propia normativa:

1. Memoria de actuación: actividades realizadas y resultados obtenidos.
2. Memoria económica: relación clasificada de gastos con acreedor, documento, importe y fechas de emisión y pago; facturas y pagos; criterios de reparto de los costes indirectos; desviaciones sobre el presupuesto; y otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad.

En ese mismo ámbito, las bases pueden prever una memoria abreviada con informe de auditor o, para ayudas de menos de 60.000 €, una cuenta simplificada con comprobación por muestreo (arts. 74 y 75 del Reglamento).

Qué gasto es subvencionable

El artículo 31 admite el gasto que responde de manera indubitada a la actividad, es estrictamente necesario y se realiza en plazo, sin superar el valor de mercado. Salvo que las bases digan otra cosa, solo cuenta el gasto efectivamente pagado antes de que termine el período de justificación. Y si el beneficiario es una empresa, sus gastos comerciales deben haberse pagado en los plazos de la normativa sectorial o, en su defecto, de la ley de lucha contra la morosidad. Por encima de la cuantía del contrato menor hay que pedir tres ofertas antes de contratar, salvo las excepciones de la ley, y justificar la elección si no recae en la más ventajosa.

Las bases de cada convocatoria mandan: pueden fijar conceptos admitidos, porcentajes de costes indirectos o formatos propios. Hay que leerlas antes de empezar a gastar, no al justificar.

Un expediente para los dos

La ayuda y la deducción piden pruebas parecidas: actividad realizada y gasto aplicado al proyecto. La ayuda exige además, salvo que las bases digan otra cosa, el pago efectivo en plazo; la deducción se calcula sobre los gastos efectuados en el período (art. 35.1.c LIS). Conviene que compartan:

• el mismo código de proyecto en contabilidad, compras y partes de horas;
• el mismo registro de dedicación, que sirve para la cuenta justificativa y para la base de la deducción;
• la misma documentación técnica, que alimenta la memoria de actuación y el expediente de calificación.

Hay dos diferencias que no se pueden olvidar. La ayuda solo admite lo que dicen sus bases, y la deducción solo lo que dice la LIS: el mismo gasto puede encajar en una y no en la otra. Y la base de la deducción se minora en el importe de las subvenciones recibidas para esas actividades e imputables como ingreso en el período (art. 35.1.b LIS). Al calcular la deducción hay que saber, por tanto, qué parte de la ayuda se ha imputado como ingreso en cada ejercicio.

Comprueba la justificación

Un proyecto recibe 40.000 € de subvención y ejecuta 100.000 € de gasto. Una factura de 8.000 € se paga diez días después del fin del período de justificación, y las bases no dicen nada sobre el pago. ¿Qué ocurre con ese gasto en la ayuda?

Ver solución razonada

No cuenta como gasto realizado para la ayuda, porque sin previsión en contrario de las bases solo lo es el efectivamente pagado antes del fin del período de justificación. Si por ello queda sin justificar parte de la actividad, lo previsible es un reintegro parcial según los criterios de graduación que fijen las bases. Que no sirva para la ayuda no decide su tratamiento en la deducción, que sigue sus propias reglas. Revisa el art. 31.2 de la Ley General de Subvenciones en las Fuentes.

Tarjetas

• Cuenta justificativa — Documento con el que el beneficiario acredita la actividad y el gasto de una subvención: memoria de actuación y memoria económica, en la forma y el plazo que fijen las bases.
• Gasto subvencionable — El que responde de manera indubitada a la actividad subvencionada, es estrictamente necesario, se realiza en plazo y, salvo previsión contraria de las bases, se paga antes del fin del período de justificación; si el beneficiario es una empresa, en los plazos legales de pago.